La importancia de contar con un propósito claro al momento de organizar tu encuentro corporativo

marzo 16, 2020

Para realizar reuniones corporativas es fundamental que conozcas primero que todo su propósito. De esta forma, podrás enfocarte en seis aspectos, que te ayudarán a encontrar el espacio que mejor se adecúe a los intereses de tu equipo, logrando un encuentro exitoso.

 

Realizar encuentros y reuniones es importante para la inspiración de tu equipo de trabajo, que puede crear nuevas ideas e impulsar soluciones innovadoras para el futuro. Ampliar las perspectivas, puntos de vista, debatir diversas temáticas laborales y entregarles libertad de opinión a los colaboradores es beneficioso para tu empresa, pero para alcanzar el éxito, lo primero que debes hacer es tener claros los propósitos de tus instancias corporativas.

Cada conversación y diálogo es único porque tienen distintos objetivos y están dirigidos a diferentes personas, por eso es fundamental conocer los contextos de tus encuentros, es decir, quiénes serán los participantes y con qué finalidad se reunirán. Este ejercicio te permitirá avanzar con mayor seguridad al siguiente nivel, que será elegir el espacio adecuado para comunicarte mejor con tu equipo de trabajo.

Para encontrar el lugar ideal, resulta fundamental tener en cuenta los intereses, perfiles y estilos de tus asistentes, así como el tipo y frecuencia de la reunión. Así, podrás gozar de tranquilidad, comodidad y un entorno que propiciará llevar a cabo conversaciones profundas, que serán valiosas para tu compañía.

¿Qué debes tener en cuenta al elegir un salón para tus conversaciones?

Queremos que encuentres un buen lugar para realizar tus instancias corporativas, por eso te detallaremos seis aspectos a considerar para que tomes tu decisión.

1.- Propósito del encuentro corporativo

Las temáticas que se conversarán, el perfil de los asistentes y la finalidad de la reunión es la primera etapa del proceso de elección. Con esta información puedes buscar un espacio, que coincida con los intereses de los participantes para agradarlos y hacerlos sentir a gusto.

Además, el encuentro corporativo debe realizarse en un lugar que responda a sus propósitos u objetivos. Esto implica que no se puede olvidar que las reuniones son de distintos tipos, dirigidas por gerentes o directivos que necesiten conversar entre ellos mismos, lideradas por jefes de área para su equipo, o entre colaboradores, por lo cual las necesidades terminan siendo diferentes.

 2.- Contexto

Además de conocer el propósito de la reunión, necesitas definir su contexto, considerando también los gustos, intereses de las personas que participarán, cantidad de personas, etc. Incluso, teniendo esta información, puedes sorprenderlos gratamente con el lugar ideal.

Un buen ejercicio para elegir el entorno que rodeará tus encuentros corporativos es evaluar qué aspectos fueron beneficiosos para tu directorio, tus clientes o equipo de trabajo en las instancias pasadas para replicarlos, y si ésta es la primera, puedes optar por un contexto natural, que conecte con sus estilos y objetivos. Así podrán ampliar sus perspectivas e inspirarse en diálogos profundos.

3.- Espacio físico

Teniendo claro los puntos anteriores, te permitirán tener un panorama más claro del espacio físico que se complementa mejor con tu encuentro corporativo. En este punto, se considera el interior del salón con sus equipamientos y herramientas tecnológicas para realizar conversaciones de forma óptima. De todas maneras, si esta claridad no es tal, el lugar donde realizarás el encuentro te podrá ayudar a definir el espacio físico necesario.

Por eso, debes poner atención al montaje del lugar (instalación de mesas, escritorios, sillas, sillones, pantallas, pizarras, etc), a sus características (aire acondicionado, iluminación, ventanas con vista a algún lugar o cerradas, a sus servicios extra (coffees o catering), a su tranquilidad, comodidad y a los lugares destinados al descanso para los asistentes porque también puedes elegir programas de encuentros corporativos que tengan hospedaje.

4.- Gastronomía

Un punto extra de los lugares que acogen encuentros corporativos es el servicio de gastronomía. Si los desayunos, almuerzos y/o cenas son parte de la experiencia que quieres entregarle a tus directivos, ejecutivos o colaboradores para fomentar más instancias de conversación fuera de los salones, el restaurant los ayudará a relajarse un poco y alimentarse.

Los encuentros corporativos incluyen espacios interiores, exteriores y el entorno. Por eso, si el lugar cuenta con un restaurant puedes cotizar sus menús, de acuerdo a las preferencias de tus colaboradores, sin tener que salir de allí o invertir tiempo y dinero extra en desayunar, almorzar y/o cenar.

5.- Actividades complementarias

Hay lugares que invitan a los equipos de trabajo a vivir experiencias distintas y al aire libre para continuar compartiendo y reforzando lazos de confianza, que generan puentes comerciales.

Existen programas que permiten la recreación de tu equipo, entregándoles una experiencia corporativa distinta, donde los momentos de dispersión también son importantes. De esta manera, tienes la libertad de incluir actividades complementarias con música en vivo, tours por lugares rodeados de naturaleza, cocktails y hasta caminatas. Todo en un mismo lugar para que disfruten del encuentro corporativo y recarguen energías claves para fomentar su inspiración.

6.- Transporte

Una instancia corporativa también puede incluir traslados. Si entre las necesidades de tu empresa está el transporte, puedes pagar por un lugar que, además, se ocupe de ir a buscar a tu equipo de trabajo, gerentes o clientes, idealmente a un punto fijo. El mismo funcionamiento podrá regir para el viaje de regreso de estas personas.

Por lo anterior, debes preocuparte de que el lugar que elijas se alinee con el propósito de tu encuentro corporativo, considerando sus temáticas y alcances futuros, además de los intereses de sus asistentes.

Recuerda que todos los lugares tienen características y servicios distintos, por eso te recomendamos tomar estos consejos, que te ayudarán a tomar una buena decisión para encontrar la alternativa ideal.

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